Запровадили електронні трудові книжки.

 10 червня 2021 року запроваджено електронні трудові книжки, зокрема набуває чинності Закон України "Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі".

Закон набув чинності, однак квапитися вносити інформацію про трудову діяльність працівників не обов'язково, адже Закон передбачає п'ятирічний термін, протягом якого Пенсійний фонд України вноситиме відомості до Реєстру про трудову діяльність працівників.

Проте інші положення Закону вказують на те, що Пенсійний Фонд виступатиме лише посередником у заповненні даних Реєстру, а саме роботодавець або працівник передаватимуть інформацію про трудову діяльність Пенсійному фонду. Також передбачається, що в подальшому відповідними органами будуть встановлені порядок та строки для подання таких відомостей, а тому слід очікувати прийняття інших нормативних актів, які будуть уточнювати вимоги Закону.

Незважаючи на положення Закону, паперові трудові книжки не зникнуть зовсім навіть через п'ять років перехідного періоду. Незважаючи на те, що паперова трудова книжка фактично втратить статус обов'язкового для заповнення документу, Закон врахував інтереси тих працівників, які бажають отримувати трудові записи саме в паперовій формі. Новий порядок внесення інформації про трудову діяльність працівників в електронній формі не означає, що паперова книжка взагалі не зможе використовуватись після включення до Реєстру відповідної інформації.

Так, якщо про це попросить працівник, паперова трудова книжка буде оформлюватися при прийнятті на роботу, а також до неї вноситимуться усі записи про трудову діяльність особи (переведення, заохочення, звільнення тощо). Однак якщо працівник не забажає заповнювати паперовий варіант трудової книжки, то при працевлаштуванні будуть подаватися лише відомості про трудову діяльність з Реєстру, а усі зміни вноситимуться безпосередньо до електронної версії трудової книжки.

Водночас, якщо раніше трудова книжка зберігалась у роботодавця, то незабаром вона буде знаходитись у працівника. Тому працівник, що має намір продовжувати користуватися також паперовою трудовою книжкою, з власної ініціативи повинен надавати таку трудову книжку для її заповнення. На практиці це може виглядати наступним чином. Наприклад, у ст. 47 КЗпП України передбачено, що роботодавець зобов'язаний в день звільнення видати працівникові належно оформлену трудову книжку. Якщо наразі порушення такого обов'язку має суттєві матеріальні наслідки для роботодавця, то після звершення усіх процедур внесення даних до Реєстру у роботодавця зникає обов'язок видавати працівнику трудову книжку, оскільки така уже буде зберігатися саме у працівника.

Тому, невнесення будь-яких відомостей про звільнення працівника у паперову трудову книжку та її невидача, у разі, якщо працівник не заявить таку вимогу та не надасть трудову книжку для заповнення, не нестиме загрозу для роботодавця. При цьому слід врахувати, що до завершення процедури включення до Реєстру відомостей про трудову діяльність, роботодавці продовжують зберігати та заповнювати трудові книжки, та трудова книжка повинна бути видана працівнику у день звільнення.

Лише після того, як усі дані про трудову діяльність працівників будуть внесені до Реєстру, паперова трудова книжка повертається працівнику під розписку.

Починаючи з 2004 року призначення пенсійних виплат здійснюється за даними обліку трудової діяльності працівника у Державному реєстрі загальнообов'язкового державного соціального страхування. Законом встановлено, що відсутні відомості про трудову діяльність, які є в паперових трудових книжках та відсутні в електронному вигляді, будуть вноситись до Держреєстру протягом 5 років. Тобто, протягом цього періоду враховується як паперова трудова книжка, так і електронна форма. Якщо у людини є трудовий стаж до 2004 року, внести цю інформацію в електронний реєстр можна самостійно або за допомогою роботодавця.

Наразі паперові трудові книжки використовуються для обчислення спеціального стажу, для підтвердження стажу у відповідній сфері тощо. За допомогою електронної трудової книжки необхідну інформацію можна отримати на порталі Пенсійного фонду України.

Запровадження електронних трудових книжок допоможе усунути можливість втрати трудової книжки, пошкодження, помилки та внесення недостовірних відомостей до цього документа, а також спрощує доступ до інформації про трудовий або страховий стаж.

Переглянути наявну про себе інформацію можна на порталі електронних послуг Пенсійного фонду України (portal.pfu.gov.ua). Доступ роботодавців до електронних даних буде здійснюватись у випадках, передбачених законодавством.

Запроваджено нову сервісну послугу – подання відомостей про трудову діяльність з введення даних записів паперових документів про трудову діяльність на наданням їх скан-копій.

Сервіс надається для застрахованих осіб та для страхувальників для введення інформації по застрахованих особах, які перебувають зі страхувальником у трудових відносинах.

Користувачу Веб-порталу, який авторизувався за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП), надається можливість сформувати та подати відомості про трудові відносини, а саме:

- перевірити (заповнити) загальні дані – для застрахованої особи визначаються автоматично та не надаються на редагування; для страхувальника надаються на ручне заповнення та подальшу перевірку наявності особи в Реєстрі застрахованих осіб (РЗО) та наявності трудових відносин між страхувальником та застрахованою особою;

- заповнити записи паперових документів (трудової книжки, військового квитка, диплому, книжки колгоспника тощо), скан-копії яких буде додано до звернення;

- додати скан-копії документів, які є обов’язковими для подання відомостей про трудову діяльність;

- підписати звернення КЕП та надіслати його до органу ПФУ.

За результатами опрацювання звернення в ПФУ користувач на Веб-порталі отримує інформацію щодо стану його обробки та після опрацювання цього звернення застрахована особа в кабінеті зможе побачити актуальні дані про свою трудову діяльність, які зафіксовано в ПФУ.